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Quante volte vi siete ritrovati a dover partecipare a meeting su meeting lavorativi, anche quando non ce n’era realmente bisogno?
Immagino tantissime.

Quante volte invece vi siete resi conto che vi siete lasciati troppo trasportare dalle indicazioni dei vostri clienti senza far valere in modo sufficiente e professionale il vostro punto di vista?
Immagino altrettante.

I meeting lavorativi, soprattutto quelli con i clienti, rappresentano un passaggio obbligatorio nel quale ci si gioca il futuro di un progetto comune. Spesso non vengono condotti nel modo corretto, spesso ci si trova in balia di tempistiche troppo estese, in una gestione della discussione generale troppo imprecisa e inconcludente della quale nessuno conduce espressamente lo svolgimento.

Il più delle volte ci sarebbe bisogno di un corso di comunicazione, di un mindset corretto della buona comunicazione, comportamenti generali e motivazionali che consentirebbero un migliore e più proficuo raggiungimento di un obiettivo finale. Quindi si eviterebbero perdite di tempo inutili, nelle quali il tempo rappresenta una variabile importantissima.

Il più delle volte si deteriorano le attenzioni, ci si concentra su argomenti poco utili, e nella maggior parte dei casi si rischia di uscire dalla riunione senza aver neppure risolto un solo punto tra quelli in scaletta. Eppure sarebbe sufficiente che ogni imprenditore dedicate un pizzico del suo tempo per migliorare e perfezionare il linguaggio verbale e non verbale, la gestione delle emozioni e l’arte del “ricalco”, che come dice il mio coach è indispensabile.
Ricalcare vuol dire comprendere al meglio il nostro interlocutore per poi cercare di entrare immediatamente in comunicazione con lui e di conseguenza riuscire a guidarlo verso una determinata scelta lavorativa o di vita quotidiana. Ovviamente non significa “fare il pappagallo” per compiacere chi abbiamo davanti, ma semplicemente capirne i toni, il linguaggio del corpo, i movimenti, le espressioni del volto… tutti elementi che ci permettono di interpretare al meglio l’imprenditore davanti a noi e con il quale dobbiamo cercare di interagire al meglio.

Esistono tecniche molto interessanti, ognuna con uno scopo. Esistono persone differenti con le quali non si può sempre entrare in simbiosi allo stesso modo, ma è necessaria una conoscenza a livello comunicativo avanzata, per agire sulla psicologia, sulle sensazioni, sulla sintonia che possono portare contemporaneamente verso un ottimo risultato. Un pò come quando dobbiamo riuscire a prendere un lavoro e ci serve a tutti i costi la chiave perfetta per aggiudicarci il cliente.
Ecco, tutto questo, queste tecniche, queste logiche, tutte assieme sono determinanti più di quanto voi possiate credere.

Tornando sul discorso riunioni, ritengo che non sempre è necessario tenere meeting infiniti o ripetuti. Spesso sono anche sufficienti:
– Primo incontro conoscitivo per comprendere il progetto e il cliente stesso
– Secondo incontro  per definire meglio le scelte e il piano d’azione
– Terzo incontro (eventualmente) per chiarire alcuni punti rimasti scoperti se necessario

Per mia esperienza almeno due incontri sono sufficienti per poter poi partire con un progetto.
Naturalmente ogni progetto è a se stante, dipende chiaramente dalla complessità.
Io in questo caso sto parlando di un progetto semplice che potrebbe riguardare una piccola/media impresa e che quindi riguarderebbe non più di 2/3 riunioni per poi partire con un lavoro.

Altri incontri, meetting, saranno necessari sulla long tail, in un’ottica di progetto già in fase avanzata e del quale si avranno già dati utili da un’analisi dettagliata da presentare e discutere con il nostro cliente. Ipoteticamente una riunione successiva a quelle elencate, potrebbe essere presa in considerazione dopo almeno un mesetto di attività.

Poi ovviamente ci si deve mettere a tavolino e capire meglio quali sono le necessità, di quante riunioni ci sarà bisogno per imbastire un discorso e portare nella fase di lancio un dato progetto lavorativo. In qualsiasi caso è indispensabile non lasciare decidere tutto al cliente, che nella maggior parte dei casi non conosce determinate dinamiche. L’ideale sarebbe condurre il gioco sin dall’inizio per avere una strada più chiara e il meno sconnessa possibile.
Far capire questa cosa al cliente è sempre una fase molto difficile, mi rendo conto benissimo, proprio perchè mi capita di viverla spesso.

E’ necessaria tanta determinazione, fermezza, ricalco (di cui vi ho parlato prima) e consapevolezza dei propri mezzi e delle proprie capacità.
Il cliente deve percepire sin da subito che non siamo degli sprovveduti ma dei professionisti in grado di guidarlo e di convincerlo.

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