“Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante.”
Il Sig. Eisenhower non era certo l’ultimo arrivato e nemmeno uno sprovveduto. Tant’è che formulò questo metodo che divenne illuminante per molti di noi.
Vi spiego subito nel dettaglio di cosa si tratta.
Il metodo alla base della matrice di Eisenhower permette la gestione delle priorità attraverso la valutazione delle attività secondo 4 criteri per massimizzare la produttività aziendale e personale.
Nello specifico ecco com’è composta:
Gestire il proprio tempo, sia nella vita privata e soprattutto in quella lavorativa è sempre stato un bel casino per tutti. Faccia un passo avanti chi almeno una volta non si è chiesto a fine giornata: “Ho fatto tutto tranne quello che avrei dovuto fare!” oppure “Non ho fatto in tempo a finire quel lavoro!” o ancora peggio “Potevo concentrarmi su quel corso di aggiornamento ma invece mi sono dedicato solo a cose futili…“.
L’urgenza primaria quindi è prima di tutto quella di dare un valore alle proprie “priorità”. Ciò che è urgente rispetto a ciò che è importante.
Una volta che riusciamo a scindere questi due processi e a dar loro una logica e una sorta di cadenza, riusciamo anche a dividere giorni, settimane, mesi e anni in maniera più profittevole e soprattutto più consona alla nostra crescita umana e professionale.
Analizziamo singolarmente i 4 riquadri della matrice:
1) URGENTE e IMPORTANTE.
Provate a pensare a tutti quei lavori urgenti che sono nello stesso istante anche importanti.
Sono momenti di crisi per voi, momenti in cui siete estremamente sotto pressione. E allora cosa fate? Gli dedicate la maggior parte della giornata ovviamente.
Sapete in media che percentuale dedichiamo a questo riquadro della matrice? 70% del tempo!
Ciò vuol dire che per quasi tutta la giornata noi siamo concentrati su cose urgenti e importanti del tipo: contattare un cliente che vuole essere chiamato perchè deve risolvere un problema, finire un lavoro per il giorno dopo, ecc.
A volte sembra che da certe urgenze non ci sia via di scampo. Bisogna farle.
2) IMPORTANTE e NON URGENTE.
Provate poi a pensare a tutte quelle cose che potrebbero migliorare voi stessi e che quindi sono importanti, ma che nella vostra mente non sono per nulla urgenti.
Un corso di aggiornamento che dovete fare per accrescere i vostri skills lavorativi oppure un libro di un vostro insegnante che potrebbe chiarirvi aspetti strategici fondamentali.
Bene. Tutto ciò in media occupa il 5% del vostro tempo.
3) URGENTE e NON IMPORTANTE.
Ci sono poi tutte quelle cose che fanno parte del ramo “Urgente ma non importante” e che in linea di massima potreste benissimo delegare, mentre nella maggior parte dei casi vi ci dedicate proprio voi direttamente… perdendo tempo prezioso e fatica.
Ecco queste azioni vi prendono in media il 15% del tempo.
Facendo i calcoli: 70% + 5% + 15%= 90% del vostro tempo occupato in questi tre modi.
4) NON IMPORTANTE e NON URGENTE.
Rimane il 10%.
In quest’ultima percentuale cosa fate solitamente? Cose utili, profittevoli, urgenti, importanti?
No. Lavori non importanti e addirittura non urgenti. Quindi sostanzialmente state occupando del tempo in maniera assolutamente inutile.
Problematica che si potrebbe risolvere semplicemente rimandando al giorno successivo o alla settimana successiva.
A questo punto abbiamo saturato il 100% del nostro tempo.
E suppongo che avrete compreso che generalmente non lo si occupa in maniera logica e utile.
Tanto, troppo tempo, solo su ciò che è importante e urgente… e si perdono occasioni e pezzi per la strada. Si rimane immobili, non si cresce, non ci si evolve.
Cari imprenditori, fate conto che questa è una dinamica assolutamente comune per molti, se non per tutti.
E da questa situazione bisogna uscirne se ci si vuole differenziare, se si vuole migliorare la propria situazione personale e lavorativa.
Anche perché diciamocelo sinceramente, in fin dei conti il riquadro della matrice di Eisenhower che conta più di tutti è quello che ha la percentuale più bassa (5%), quello basato sulle cose veramente importanti della nostra vita e alle quali diamo quasi sempre la minor urgenza, quelle che danno qualità e valore e un senso a tante cose.
Ma come fare ad uscire da questa situazione?
Come fare a dedicare più tempo a ciò che ci fa crescere?
Basterebbe togliere il 30% a quel famoso 70% di cose urgenti e importanti.
Togliere il 30% a quel 15% di cose importanti e poco urgenti.
E ridistribuire quella percentuale in più sul riquadro in alto a destra della matrice, quello che da 5% passerebbe a 10%!
Sembra poco, vista così, ma già sarebbe un’enormità.
Ovviamente è solo un modo per farvi capire che basta poco per raggiungere risultati importanti. L’importante è concentrarsi anche su quegli aspetti della nostra vita che ci aiutano a fare il salto di qualità.
Caro Eisenhower, sei un genio!
E voi cosa ne pensate?
Conoscevate questo metodo?
D’ora in poi stampatevi la matrice, fatevi uno schema tutto vostro e metteteci dentro ciò che nella vostra vita appartiene ad ogni singolo riquadro.
Vedrete che avrete davanti una situazione più chiara di ciò che è ok e di ciò che invece andrebbe cambiato.
Perchè questa è la vera urgenza: cambiare per migliorare!